Verifactu ya forma parte de la transformación digital de la facturación en España. Para autónomos y pequeños negocios, adaptarse a este nuevo sistema no consiste únicamente en cambiar la forma de emitir una factura: implica contar con un sistema de facturación que cumpla con los nuevos requisitos y preparar el negocio con suficiente antelación. El asunto es que se vuelve a retrasar su implantación.

Desde el Ministerio de Hacienda se ha publicado esta Nota Informativa:

Previsión de modificación de los plazos de aplicación de las obligaciones pendientes para los empresarios y profesionales derivadas del Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023) y convergencia con el sistema de factura electrónica.

Con el objetivo de favorecer la máxima convergencia posible entre los sistemas de facturación electrónica y el Reglamento de sistemas informáticos de facturación (VERI*FACTU), tanto desde el punto de vista normativo como técnico, se ha considerado conveniente alinear los calendarios de implantación de la normativa de facturación electrónica para pymes y autónomos y del Reglamento de sistemas informáticos de facturación y, por tanto, proceder al aplazamiento de las obligaciones pendientes de aplicación del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, hasta octubre de 2028, para hacerlas coincidir con la obligatoriedad de la factura electrónica para empresarios y profesionales cuya facturación anual no supere los 8 millones de euros.

Una vez aprobada dicha alineación de los calendarios de implantación, se abordará una modificación centrada en conseguir la convergencia de los ámbitos de aplicación y ciertos aspectos técnicos de la normativa vigente teniendo en cuenta los futuros requisitos de reporte digital derivados de ViDA. En todo caso, las exigencias establecidas en el Real Decreto 1007/2023 en materia de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad, así como las restantes garantías técnicas del sistema, se mantendrán en términos sustancialmente equivalentes a los previstos en su desarrollo normativo actual.

Una vez sabido esto, la pregunta que muchos profesionales deberían hacerse en un futuro próximo es: ¿está preparada mi empresa para empezar a facturar con Verifactu?

En Adiser sabemos que cualquier cambio relacionado con la facturación puede generar dudas. Por eso, en este artículo te explicamos qué es Verifactu, qué debes tener en cuenta y cómo puedes preparar tu negocio para cumplir con la normativa sin complicaciones innecesarias.

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es el sistema de emisión de facturas verificables asociado a los nuevos requisitos de los sistemas informáticos de facturación.

Su objetivo es avanzar hacia una facturación más segura, trazable y transparente, garantizando la integridad de los registros de facturación y dificultando su modificación o eliminación.

En la práctica, esto significa que los programas y sistemas utilizados para generar facturas deben adaptarse a determinados requisitos técnicos y legales.

Por eso, Verifactu no es simplemente una nueva forma de enviar facturas. Supone un cambio en la manera en la que los negocios gestionan y registran su facturación.

¿A quién afecta Verifactu?

La normativa afecta a numerosos autónomos, empresas y profesionales que desarrollan actividades económicas y utilizan sistemas informáticos para llevar su facturación, aunque existen determinadas excepciones y particularidades según el contribuyente y el territorio.

Para un autónomo o pequeño negocio, esto hace especialmente importante revisar cómo se están emitiendo actualmente las facturas y qué programa de facturación se está utilizando.

Si llevas años trabajando con el mismo programa, utilizas una solución que no se ha actualizado recientemente o incluso gestionas parte de tu facturación mediante herramientas poco especializadas, este es un buen momento para comprobar si tu sistema está preparado.

¿Qué cambia al facturar con Verifactu?

Uno de los principales cambios está relacionado con la forma en la que el sistema informático genera y conserva los registros de facturación.

Los sistemas deberán garantizar características como la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, de acuerdo con los requisitos establecidos por la normativa.

Además, en los sistemas que utilicen la modalidad Verifactu, los registros de facturación se remiten a la Agencia Tributaria siguiendo el procedimiento establecido.

Esto hace que elegir correctamente el software de facturación sea una decisión especialmente importante para autónomos y pequeños negocios.

¿Qué debe hacer un autónomo o pequeño negocio para prepararse?

Prepararse para Verifactu no tiene por qué ser complicado, pero conviene no dejarlo para el último momento.

1. Revisar cómo facturas actualmente

El primer paso es analizar el sistema que utilizas actualmente para emitir y gestionar tus facturas.

¿Utilizas un programa de facturación profesional? ¿Una hoja de cálculo? ¿Una aplicación antigua? ¿Un sistema integrado con tu contabilidad?

Conocer cómo funciona actualmente tu proceso de facturación te permitirá identificar qué necesitas cambiar.

2. Comprobar si tu software está preparado

No todos los programas de facturación funcionan de la misma manera ni ofrecen las mismas garantías de adaptación normativa.

Es importante comprobar con el proveedor del software que la solución utilizada está preparada para cumplir los requisitos establecidos para los sistemas informáticos de facturación.

3. Revisar tus procesos internos

La adaptación a Verifactu también puede ser una oportunidad para ordenar la gestión administrativa del negocio.

Facturación, presupuestos, clientes, cobros y documentación pueden integrarse en procesos más eficientes, reduciendo tareas manuales y errores.

Para un pequeño negocio, mejorar estos procesos puede suponer un ahorro de tiempo importante.

4. Contar con asesoramiento profesional

Las obligaciones fiscales y los requisitos técnicos pueden resultar difíciles de interpretar cuando no forman parte del día a día del negocio.

Contar con profesionales que conozcan la normativa y puedan ayudarte a revisar tu sistema de facturación permite afrontar el cambio con mayor seguridad.

Verifactu: más que una obligación, una oportunidad para mejorar tu gestión

Aunque la adaptación a Verifactu pueda percibirse inicialmente como una obligación más, también puede convertirse en una oportunidad para modernizar la gestión de tu negocio.

Un sistema de facturación adecuado puede ayudarte a:

• Reducir errores en la emisión de facturas.
• Tener la información de facturación más organizada.
• Agilizar tareas administrativas.
• Mejorar el control de clientes y cobros.
• Facilitar la gestión contable y fiscal.
• Digitalizar procesos que todavía realizas manualmente.

Para un autónomo o una pequeña empresa, disponer de una gestión administrativa más sencilla puede marcar una diferencia importante en el día a día.

¿Está preparado tu negocio para Verifactu?

Si todavía no sabes si tu sistema de facturación está preparado, no esperes a que llegue el momento de adaptarte para empezar a revisarlo.

Comprueba qué programa utilizas, consulta con tu proveedor de software si cumple los requisitos correspondientes y revisa con tu asesoría cómo afecta la normativa a tu situación concreta.

En Adiser podemos ayudarte a dar este paso con una visión práctica, adaptada a las necesidades de autónomos y pequeños negocios.

Nuestro objetivo es que la adaptación a Verifactu no se convierta en una carga administrativa, sino en una oportunidad para mejorar la gestión de tu empresa y trabajar con mayor tranquilidad.

¿Necesitas adaptar tu negocio a Verifactu?

Si tienes dudas sobre cómo afecta Verifactu a tu negocio o quieres revisar tus sistemas de facturación, contacta con Adiser.

Te ayudaremos a analizar tu situación y a encontrar la solución que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.

No dejes la adaptación para el último momento. Preparar hoy tu sistema de facturación te permitirá afrontar Verifactu con mayor seguridad y tranquilidad.